Digitalisera och automatisera era arbetsflöden
Få bättre kontroll över era processer, minska manuellt arbete och låt era system arbeta tillsammans.
Få bort manuella processer och låt era system arbeta tillsammans
Många organisationer arbetar fortfarande med processer som kräver manuella moment, Excel-filer, e-post, dokument och information som behöver flyttas mellan olika system.
Det skapar onödig administration, dubbelarbete och gör verksamheten beroende av att rätt person gör rätt sak vid rätt tidpunkt.
Dynacube hjälper organisationer att digitalisera och automatisera sina arbetsflöden.
Vi analyserar hur ni arbetar idag och utvecklar lösningar som kopplar samman människor, processer och befintliga system.
Resultatet är enklare arbetsflöden, bättre kontroll och mer tid till verksamheten.
Känner ni igen er?
Det är vanligt att organisationer kontaktar oss när:
- Samma information registreras i flera olika system
- Excel används för att administrera viktiga verksamhetsprocesser
- Information skickas manuellt mellan olika personer
- Mycket administration sker via e-post
- Dokument behöver granskas och godkännas manuellt
- Rapporter sammanställs manuellt från flera system
- Medarbetare behöver logga in i flera system för att utföra en arbetsuppgift
- Information behöver flyttas mellan äldre och moderna system
- Verksamheten har vuxit ur sina befintliga arbetssätt
- Viktiga processer är beroende av enskilda personer
Ofta behöver man inte byta ut alla befintliga system.
Genom integrationer, automatisering och anpassade webbapplikationer kan vi istället få systemen att arbeta tillsammans.
Vad kan vi hjälpa er med?
Digitalisering av arbetsprocesser
Vi kartlägger hur en process fungerar idag och identifierar vilka delar som kan förenklas eller digitaliseras.
Det kan exempelvis handla om:
- Ärendehantering
- Kundregistrering
- Medlemsadministration
- Beställningar
- Ansökningar
- Dokumenthantering
- Kvalitetssäkring
- Rapportering
Målet är att skapa ett tydligt digitalt arbetsflöde där användaren enkelt kan följa processen från början till slut.
Automatisering av manuellt arbete
Återkommande administrativa uppgifter behöver inte alltid utföras manuellt.
Vi kan automatisera exempelvis:
- Skapande av dokument
- E-postutskick
- Notifieringar
- Uppdatering av information mellan system
- Generering av rapporter
- Import och export av data
- Kontroller och valideringar
- Skapande av ärenden och arbetsuppgifter
- Påminnelser
- Schemalagda processer
Automatiseringen kan arbeta i bakgrunden och aktiveras när något händer i ett av era system.
Integration mellan olika system
Organisationer använder ofta flera olika verksamhetssystem som inte kommunicerar med varandra.
Vi bygger integrationer och API-lösningar som gör att information kan överföras automatiskt mellan systemen.
Det kan exempelvis vara integration mellan:
- Affärssystem
- CRM
- Ekonomisystem
- Medlemsregister
- Webbplatser
- E-handel
- Dokumenthanteringssystem
- Microsoft 365
- Externa API
- Interna databaser
På så sätt behöver samma information inte registreras och underhållas på flera olika platser.
Anpassade interna verksamhetssystem
När standardsystem inte passar verksamheten kan vi utveckla ett anpassat system eller en intern webbportal.
Där kan användarna exempelvis:
- Hantera ärenden
- Söka information
- Administrera kunder eller medlemmar
- Se uppgifter från flera olika system
- Hantera dokument
- Följa status på processer
- Godkänna arbetsflöden
- Skapa rapporter och statistik
Systemet utvecklas efter verksamhetens processer istället för att verksamheten behöver anpassa sig efter ett färdigt system.
Från manuell process till digitalt arbetsflöde
Ett vanligt arbetsflöde kan idag se ut så här:
Efter digitalisering kan samma process istället bli:
Så arbetar vi
Vi kartlägger processen
Vi går tillsammans igenom hur arbetet fungerar idag.
Vilka personer är involverade?
Vilka system används?
Var uppstår manuellt arbete?
Vilka moment tar mest tid?
Vi identifierar förbättringar
Vi identifierar vilka delar som kan:
- Automatiseras
- Förenklas
- Integreras
- Digitaliseras
- Tas bort helt
Vi tar fram en lösning
Därefter utformar vi ett digitalt arbetsflöde som passar organisationens verksamhet och befintliga IT-miljö.
Lösningen kan bestå av integrationer, automatisering, API eller en helt ny webbapplikation.
Vi utvecklar och integrerar
Vi bygger lösningen och integrerar den med relevanta system och datakällor.
Vi ger kontrollen tillbaka
Teknik ska göra verksamheten enklare att styra, inte skapa nya beroenden.
Därför bygger vi lösningar som ger er kontroll över era processer, system och data. Lösningen kan utvecklas i takt med verksamheten, och ni bestämmer själva hur och när nästa steg ska tas.
Börja med en enda process
Digitalisering behöver inte innebära ett stort IT-projekt.
Ofta är det bättre att börja med en process som idag tar mycket administrativ tid.
Vi kan tillsammans kartlägga processen och identifiera:
- Vilka moment som kan automatiseras
- Vilka system som kan kopplas samman
- Vilken information som kan återanvändas
- Var dubbelarbete kan tas bort
- Hur mycket enklare processen kan bli för användarna
Därefter kan lösningen byggas ut steg för steg.
Har ni en process som fortfarande bygger på Excel, e-post och manuellt arbete?
Berätta hur processen fungerar idag. Vi hjälper er att undersöka hur den kan digitaliseras, automatiseras och integreras med era befintliga system. Kontakta Dynacube så tar vi första steget tillsammans.
